---

Koszty kwalifikowane a ulga B+R – praktyczne wyzwania

Ulga na działalność badawczo-rozwojową, po zmianach w 2018 r., stała się jedną z najbardziej atrakcyjnych ulg podatkowych, z których mogą skorzystać przedsiębiorcy. Zastosowanie ulgi B+R wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami. O tym, jakie rodzaje wydatków kwalifikują się do ulgi B+R, pisaliśmy tutaj. W tym artykule dowiesz się, jakie trudności możesz napotkać w trakcie rozliczania ulgi B+R oraz jak je ominąć.

Czy moja firma może skorzystać z ulgi B+R?

Ulga B+R może kojarzyć się z wąskim rodzajem działalności, związanym np. z tworzeniem produktów innowacyjnych na skalę światową. W praktyce definicja działalności B+R jest bardzo pojemna, a ulga znajdzie zastosowanie w firmach z wielu branż. Do skorzystania z ulgi wystarczy prowadzić działalność, której celem jest tworzenie rozwiązań nowych w skali konkretnego przedsiębiorstwa. Nie ma obowiązku działań innowacyjnych w skali świata. Przykładami takiej działalności są m.in. usprawnianie wewnętrznych procesów jednostki, opracowanie produktu na podstawie nowej receptury czy stworzenie oprogramowania dostosowanego specjalnie na potrzeby klienta. Planując skorzystanie z ulgi B+R nie warto zatem ograniczać się jedynie do wąskiego obszaru działań, lecz poszukiwać potencjału do skorzystania z ulgi B+R w całym obszarze działalności.

Wydatki na personel niezaliczane do kosztów kwalifikowanych

Do kosztów kwalifikowanych możliwe jest zaliczenie wyłącznie kosztów wynagrodzenia wypłacanego na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Zdarza się, że przedsiębiorstwo współpracuje z wyspecjalizowaną kadrą na podstawie takich tytułów jak kontrakt menedżerski lub umowa B2B. Koszty wynagrodzeń z powyższych tytułów nie zaliczają się do kosztów kwalifikowanych ulgi na działalność badawczo-rozwojową, zatem zawczasu warto rozważyć zatrudnienie specjalistów na gruncie umów przewidzianych przez przepisy o uldze B+R.

Określenie proporcji czasu pracy poświęconego na działalność B+R

Kosztem kwalifikowanym jest wyłącznie koszt wynagrodzenia, w proporcji, w której pracownik rzeczywiście poświęcał się pracy związanej z działalnością badawczo-rozwojową. Prosty zapis w umowie o prace, że zakres obowiązków obejmuje działania B+R nie wystarczy. Niezbędne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Przy obliczaniu ulgi B+R, wyzwaniem może okazać się określenie takiej proporcji czasu pracy w przeszłości. Systematyczne prowadzenie ewidencji czasu pracy B+R jeszcze przed postawieniem pierwszych kroków w kierunku rozliczenia ulgi na działalność badawczo-rozwojową pozwoli uniknąć wielu trudności w przyszłości.

Koszty projektu B+R sfinansowane w ramach dotacji

Dotacje to jedna z najpopularniejszych form finansowania działalności badawczo-rozwojowej. Jednocześnie wydatki, które zostały zwrócone podatnikowi w formie dotacji nie mogą zostać rozliczone jako koszty kwalifikowane ulgi B+R. Dotacja nie stoi jednak na przeszkodzie temu, aby do kosztów kwalifikowanych zaliczyć wydatki niepokryte przez dotację (np. wkład własny w dany projekt). Planując budżet na projekt dofinansowany, a następnie rozliczając dotację pamiętaj o tym, jakiego rodzaju wydatki możesz uwzględnić w uldze B+R i nie zapomnij o ich właściwym udokumentowaniu.

Koszty materiałów i surowców – zakup towaru czy usługa?

Do prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej często niezbędne jest pozyskanie różnorakich materiałów lub surowców. Niejednokrotnie mają one postać zaawansowanych podzespołów lub komponentów tworzonych na indywidualne zamówienie. Jeśli zakup materiałów lub surowców jest w rzeczywistości usługą wykonania określonego komponentu i tak też jest opisany na fakturze, umowie oraz zamówieniu, to wydatki na wspomnianą usługę co do zasady nie będą możliwe do odliczenia w ramach ulgi B+R. Pewnym wyjątkiem są jednak usługi zamawiane od jednostek naukowych.

Z drugiej strony, wydatki na zakup gotowego podzespołu (nawet jeśli jest wykonany zgodnie z indywidualną specyfikacją) mogą być kosztami kwalifikowanymi jako wydatki na nabycie materiałów lub surowców. Dla celów identyfikacji kosztów kwalifikowanych konieczne jest rozróżnienie usługi wykonania podzespołów od zakupu gotowych materiałów. Mając to na uwadze omawiając warunki współpracy z dostawcą materiałów i surowców warto ustalić czy celem ma być zakup określonego towaru, czy też nabycie usługi jego wykonania.

Niniejszy artykuł przedstawia jedynie ogólny zarys problematyki związanej z ulgą B+R. Precyzyjne zbadanie potencjału do ulgi B+R oraz jej rozliczenie, wymaga indywidualnej analizy. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w powyższym zakresie, zapraszamy do kontaktu!

Stan prawny: Maj 2024 r.

Powyższy artykuł dotyczy stanu prawnego na dzień wpisu lub jego aktualizacji. Powyższa treść nie jest poradą prawną ani podatkową. W celu uzyskania porady podatkowej należy skontaktować się z doradcą podatkowym.